Boas práticas para evitar que os seus e-mails acabem no spam

Boas práticas para evitar que os seus e-mails acabem no spam

Enviar uma campanha de e-mail e garantir que chega à caixa de entrada dos destinatários parece algo simples. No entanto, a realidade pode ser bem diferente: muitos e-mails acabam no temido spam, comprometendo taxas de abertura, cliques e conversões. Mas por que isso acontece? E o que fazer para garantir que as nossas mensagens chegam ao destino? Ações em escala (diferentes de enviar um email do seu endereço profissional a partir do Outlook, por exemplo) precisam de uma infraestrutura otimizada e um conjunto de boas práticas para garantir alta entregabilidade.

Neste artigo, partilhamos algumas dicas para evitar que as suas comunicações sejam filtradas como spam. Se quer maximizar a eficácia das campanhas de e-mail marketing, este guia foi escrito especialmente para si. 😊

1. Configuração técnica: A base da entregabilidade

Os filtros de spam estão cada vez mais sofisticados e analisam não só o conteúdo do e-mail, mas também a autenticação do domínio de envio. Algumas configurações são essenciais para garantir que os servidores de e-mail reconhecem os seus envios como legítimos:

• SPF (Sender Policy Framework): Esta configuração permite que o domínio de envio autorize determinados servidores a enviar e-mails em seu nome. Se não estiver configurado corretamente, os seus e-mails podem ser rejeitados ou marcados como suspeitos.
  
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Este protocolo adiciona uma assinatura digital aos e-mails, provando que a mensagem não foi alterada durante o envio. A ausência do DKIM pode prejudicar a reputação do remetente.
  
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Funciona como uma camada extra de segurança, dizendo aos servidores de e-mail como tratar mensagens que falhem a verificação SPF ou DKIM.
  
• Reputação do domínio: A frequência e o histórico dos envios influenciam diretamente a reputação do seu domínio. Enviar e-mails de qualidade de forma consistente reduz as hipóteses de ser marcado como spam.

Peça apoio à sua equipa de TI ou utilize plataformas como a Arpoone que garantem conformidade com estas configurações.

2. Manter uma lista de contactos limpa e segmentada

Em primeiro lugar a sua base de contactos deverá idealmente corresponder às suas personas , que são quem de facto quer impactar. Ter uma base de contactos desatualizada, com pessoas sem o mínimo interesse na sua oferta e repleta de endereços inativos é um dos maiores inimigos da sua entregabilidade. Os fornecedores de e-mail analisam a interação dos destinatários com as mensagens e, se muitos e-mails forem rejeitados ou ignorados, podem começar a tratá-los como spam.

• Remova contactos inativos: Monitorize os e-mails que nunca são abertos e considere removê-los após várias tentativas sem sucesso.
  
• Evite comprar listas de e-mails: Além de ser uma prática antiética, pode resultar em taxas de rejeição elevadas e prejudicar a reputação do seu domínio.
  
• Segmente a sua audiência: Enviar mensagens relevantes e personalizadas para cada grupo aumenta a interação e reduz a probabilidade de denúncias de spam.
  
• Evite armadilhas de spam (spam traps): Algumas listas de contactos incluem endereços de e-mail obsoletos que foram convertidos em armadilhas de spam para identificar remetentes que não fazem limpeza nas suas bases de dados.

Dica: Utilize um sistema de dupla confirmação (double opt-in) para garantir que os contactos que entram na sua lista estão realmente interessados nos seus conteúdos.

3. Criar conteúdos relevantes e evitar "gatilhos" de spam

Os filtros de spam não analisam apenas o remetente, mas também o próprio conteúdo do e-mail. Algumas palavras e práticas comuns podem levantar bandeiras vermelhas e aumentar o risco de bloqueio:

• Evite palavras associadas a spam como "grátis", "desconto imperdível", "100% garantido", "ganhe dinheiro rápido", entre outras.
  
• Cuidado com o uso excessivo de maiúsculas e pontuação (exemplo: "OFERTA IMPERDÍVEL!!!"). Estes elementos podem parecer apelativos, mas são frequentemente sinalizados como suspeitos.
  
• Não exagere no número de imagens: Muitos filtros penalizam e-mails que contêm apenas imagens e pouco texto. Garanta um equilíbrio para que os destinatários compreendem a mensagem sem ativar filtros indesejados. Além disso, preencha sempre o “alt text” para que a mensagem passe mesmo quando a imagem não aparece.
  
• Evite links reduzidos: Este tipo de link (como bit.ly) é frequentemente usados por spammers para ocultar URLs suspeitas. Muitos filtros de spam bloqueiam mensagens com eles.
  
• Não utilize formulários, Flash ou JavaScript no email: A maioria dos clientes de email não suporta JavaScript ou Flash, e mensagens que os incluam são normalmente marcadas como spam. Para formulários, o ideal é utilizar uma landing page.
  
• Cuidado com o HTML e evitar excesso de formatações: Código HTML mal estruturado, excesso de formatações ou uso de estilos inline pode fazer com que um email pareça spam. O ideal é seguir templates e layouts pré-definidos como disponibilizados por plataformas como a Arpoone.
  
• Não envie emails muito pesados ou longos: Emails muito grandes (geralmente acima de 100 KB) podem ser sinalizados como spam. Além disso, mensagens demasiado longas têm mais tendência a desmotivar a leitura e reduzir a taxa de interação.

Dica: Antes de enviar uma campanha, utilize ferramentas como o Mail Tester para verificar se o seu e-mail pode ser considerado spam.

4. Obter consentimento e facilitar o opt-out

Um dos principais motivos para os e-mails serem denunciados como spam é o facto de os destinatários não se lembrarem de ter subscrito a lista. Por isso, é fundamental garantir que apenas envia mensagens para quem realmente deseja recebê-las.

• Use sempre o opt-in: Certifique-se de que os utilizadores deram consentimento explícito para receber comunicações (tenha esta caixa de aceitação em todos os formulários, com link para a sua política de privacidade e proteção de dados de acordo com os requisitos do RGPD).
  
• Facilite o cancelamento da subscrição: Se um utilizador quiser sair da sua lista, deve poder fazê-lo de forma simples e rápida através de um link no final de todos os emails, por exemplo. Forçar a permanência apenas aumenta a frustração e as denúncias de spam.
  
• Mantenha a transparência: Explique claramente o que os utilizadores vão receber quando se inscrevem.

Dica: Mensagens de “re-envolvimento” podem ser úteis para recuperar subscritores inativos antes de os remover definitivamente.

5. Monitorizar a entregabilidade e ajustar a estratégia

Controlar constantemente o desempenho dos seus e-mails e agir em consonância é essencial para garantir que as suas campanhas se mantêm eficazes.

• Acompanhe métricas-chave: Como taxas de abertura, cliques, conversões, rejeições e denúncias de spam.
  
• Utilize endereços de teste: Envie e-mails para si mesmo e para diferentes domínios (Gmail, Outlook, Yahoo) para verificar a entregabilidade e a formatação.
  
• Experimente diferentes abordagens: Alterar pequenos detalhes no assunto, conteúdo ou remetente pode fazer a diferença.
  
• Algumas plataformas como a Arpoone permitem que veja os destinatários que marcaram os seus e-mails como spam para corrigir eventuais falhas.

Dica: Se notar uma queda na taxa de entregabilidade, investigue rapidamente para identificar e resolver o problema antes que afete a reputação do seu domínio.

Como o Arpoone pode ajudar a garantir que os seus e-mails chegam ao destino

Seguir estas dicas é essencial, mas ter uma plataforma de e-mail marketing robusta e confiável faz mesmo toda a diferença. A Arpoone foi desenvolvida para garantir máxima entregabilidade, cumprindo todas as normas e boas práticas do setor:

• Infraestrutura otimizada para e-mail marketing: Ligações seguras e diretas com os principais servidores de e-mail.
  
• Autenticação integrada: A Arpoone garante que o seu domínio está corretamente configurado para o envio bem-sucedido das suas campanhas.
  
• Ferramentas de monitorização: Relatórios detalhados possibilitam acompanhar a performance das suas campanhas e otimizar continuamente.
  
• Segmentação avançada e campos personalizados: Permite enviar as mensagens certas para as pessoas certas e com elevado nível de personalização, maximizando a interação e minimizando as denúncias de spam.
  
• Conformidade com o RGPD: Certifica que todas as comunicações respeitam as diretrizes de privacidade e proteção de dados.

Se já é utilizador da Arpoone, aproveite estas funcionalidades para otimizar os seus e-mails. Se ainda não é, agende uma demonstração ou comece por experimentar o plano gratuito e descubra como podemos ajudar a melhorar a sua taxa de entregabilidade e os seus resultados.